Fenomena
pertumbuhan ekonomi jepang pasca PD II memberikan motivasi pembangunan kembali
dari puing peperangan dan diutuslah seorang ahli survey AS yang bernama Dr. W.
Edward Deming yang mencoba membantu Jepang untuk pembangunan kembali ekonomi
Jepang sehingga konsep Deming mulai tahun 1970-an telah diterapkan oleh
perusahaan Jepang yang terkenal dengan “14 kunci Dr. Deming” dan anehnya sukses
penerapan konsep deming di industri jepang pemerintah AS baru tertarik pada
konsep tersebut.
Namun
konsep deming yang Kemudian lebih dikenal dengan konsep kaizen secara luas baru
diperkenalkan oleh Masaaki Imai dalam bukunya “Kaizen : the key to Japan’s
competitive success” (1986). Coba kesimpulan Europe Japan Centre tentang Kaizen
Jepang yang mengungkapkan bahwa :
“Kaizen
mengatakan kepada kita bahwa hanya dengn secara terus menrus tetap sadar dan
membuat bertus-ratus ribu peningkatan kecil, maka dimungkinkan untuk
menghasilkn barang dan jasa yang mutunya otentik sehingga memuaskan pelanggan.
Cara paling mudah mencapainya adalah dengan keikutsertaan, motivasi dan
peningkatan terus menerus dari masing-masing dan semua karyawan dalam
organisasi. Keikutsertaan staf tergantung pada komintmen manajemen senior,
strategi yang jelas dan ketabahan – karena kaizen bukan jalan pintas melainkan
proses yang berjalan secara terus menerus untuk menciptakan hasil yang
diinginkan”. (Cane, 1998:265)
Kunci
keunggulan perusahaan jepang adalah sangat unggul dalam persaingan salah satu
kemampuannya adalah menghilangkan pemborosan dan menghindari berbagai kesulitan
sedangkan AS sebaliknya mengalami kesulitan dalam menghemat Sumber Daya Alam
yang memang sangat melimpah bila dibandingkan Jepang sehingga istilah perbaikan
mutu secara terus menerus (Just in time) tidak berlaku bagi manajemen Amerika
tapi lebih cenderung just in case.
Defenisi
Teori Kaizen
Kaizen
adalah suatu filosofi dari Jepang yang memfokuskan diri pada pengembangan dan
penyempurnaan secara terus menerus atau berkesinambungan dalam perusahaan
bisnis Kaizen berasal dari Bahasa Jepang yaitu kai artinya perubahan dan zen
artinya baik. Di Cina kaizen bernama gaishan di mana gai berarti perubahan /
perbaikan dan shan berarti baik / benefit. Jadi Kaizen dapat diartikan sebagai
perubahan kepada arah lebih baik.
KAIZEN
adalah kegiatan sehari-hari yang sederhana bertujuan untuk melampaui
peningkatan produktifitas, juga merupakan sebuah proses apabila dilakukan
dengan benar akan “memanusiawikan” tempat kerja, mengurangi beban kerja yang
berlebihan, dan mengajarkan orang untuk melakukan percobaan dalam pekerjaannya
dengan menggunakan metode-metode ilmiah dan bagaimana belajar mengenali serta
mengurangi pemborosan dalam proses kerjanya.
Manfaat
Teori Kaizen
Adapun
manfaat yang dapat diperoleh dalam penerapan Teori Kaizen dapat berupa :
1. Setiap orang akan
mampu menemukan masalah dengan cepat.
2. Setiap orang akam
memberikan perhatian dan penekanan pada tahap perencanaan.
3. Mendukung cara
berfikir yang berorientasi proses.
4. Setiap orang
berkonsentrasi pada masalah-masalah yang lebih penting dan memdesak untuk
diselesaikan.
5. Setiap orang akan
berpartisipasi dalam membangun sistem yang baru.
Pemahaman
Teori 5 S
Kaizen
merupakan sistem pengambangan produktivitas, kualitas, teknologi, proses
produksi, budaya kerja, keamanan kerja, dan kepemimpinan yang dilakukan terus
menerus. Dengan 5S Kaizen, maka pekerja akan lebih nyaman, lebih efisien, lebih
produktif, dan lebih sejahtera.
5S
atau di Indonesia biasanya disebut 5R adalah cara untuk meningkatkan
produktivitas dengan melakukan kegiatan menata tempat kerja. Karena lingkungan
kerja yang nyaman, dan teratur, dapat meningkatkan efisiensi dan produktivitas
yang tinggi di perusahaan.
5S
/ 5R diatas merupakan urutan dalam menata tempat kerja, yang merupakan
tanggung jawab semua pekerja, mulai dari CEO sampai Cleaning Service. Setiap
pekerja bertanggung jawab melakukan penataan tempat kerja kearah yang lebih
baik, dan ini harus menjadi budaya perusahaan.
- Seiri atau
pemilihan.
Berarti mengatur segala sesuatu, memilah sesuai dengan aturan dan prinsip
yang tertentu. Ini artinya membedakan antara yang diperlukan dengan yang
tidak diperlukan. Membuang yang tidak diperlukan dan memcari
penyebab-penyebabnya serta menghilangkan penyebabnya sehingga tidak
menimbulkan masalah.
- Seiton atau
penataan.
Berarti menyimpan barang di tempat yang tepat atau dalam tata letak yang
benar sehingga dapat dipergunakan dalam keadaan mendesak. Ini juga cara
untuk menghilangkan waktu proses pencarian. Jika sesuatu disimpan di
tempatnya demi mutu dan keamanan, berarti anda memiliki tempat kerja yang
rapi.
- Seiso atau
Pembersihan.
Istilah ini berarti membersihkan barang-barang sehingga menjadi bersih.
Ini artinya membersihkan sampah, kotoran dan benda-benda asing serta
membersihkan segala sesuatu. Pembersihan sebagai pemeriksaan terhadap
tempat kerja dan yang tidak memiliki cacat dan cela.
- Seiketsu atau
pemantapan.
Ini berarti terus menerus dan secara berulang-ulang melakukan
pemeliharaan, pemilahan dan pembersihan. Dengan demikian, pemantapan
mencakup kebersihan pribadi dan kebersihan lingkungan.
- shitsuke atau
pembiasaan.
Istilah ini berarti pelatihan dan kemampuan untuk melakukan apa ingin anda
lakukan meskipun itu sulit dilakukan. Pelatihan dan kemampuan untuk
melakukan sesuatu secara benar. tujuannya untuk menciptakan tempat kerja
dengan kebiasaan dan perilaku yang baik. Dengan mengajarkan setiap orang
apa yang harus dilakukan dan memerintahkan setiap orang untuk
melaksanakannya, maka kebiasaan buruk akan terbuang dan kebiasaan baik
akan terbentuk. Orang mempraktekkannya dengan membuat dan mematuhi
undang-undang.
Sumber
: http://tariecliple.wordpress.com/2012/11/06/teori-super-5-kaizen/
3
M konsep utama Toyota Production System
1.
Muda
Muda
secara terminologi dalam bahasa Jepang adalah segala kegiatan yang bernilai
mubassir atau aktivitas pemborosan
yang tidak menambahkan nilai atau tak produktif. Dan hal
ini Muda merupakan salah satu konsep utama konsep utama dari Toyota Production
System (T P S). Proses ini berupaya untuk menekan pemborosan dan segala
aktivitas sumber daya sehingga dapat bernilai tentunya dengan kualitas yang
tinggi.
Contoh
: Pekerja yang datang ke kantor tapi tidak mengerjakan apa-apa. Pemborosan dari
segi Sumber daya manusia dan investasi berupa gaji yang harus dibayarkan kepada
mereka tetapi mereaka tidak dapat memberi produktifitas kepada lembaga tempat
mereka kerja.
2.
Mura
Menurut
terminologi diartikan sebagai ketidak merataan, ketimpangan, tidak teratur.Hal
ini dapat dihindari melaui penerapan sistem J I
T (Just
In Time) terkhusus untuk bidang inventory.
1.
Supplay barang yang benar
2.
Dalam jumlah yang benar
3.
Menggunakan Metode F I F O (First in First Out).
Dalam
dunia industri misalkan pada industri perakitan elektronik, just in Time
menciptakan “sistem tarik”.
Mura
: Armada 1 dan 2 dibebani 3 ton barang sedangkan armada ke-3 diberi 6ton
barang. Terjadi mura pada armada ke-3 yakni pembebanan tidak seragan
dibanding 2 armada lainnya.
3.
Muri
Secara
terminologi diartikan sebagai pembebanan yang berlebihan, keterpaksaan, atau
melampaui batas yang diberikan kepada sumber daya. Kejadian ini dapat dihindari
melalui pemberian spesifikasi atau standar kepada suatu produk atau Sumber
daya.
Dalam
dunia manufaktur dapat diterapkan : Aliran material yang logis, Langkah proses
yang berulang dgn proses mesin atau metode rasional untuk melakukannya, Tack
Time( lamanya waktu proses yang rasional) dan ketahanan yang diperbolehkan.
Contoh
: Spesifikasi sebuah truk adalah dibebani sampai 15 ton (max) tetapi aktual
tiap harinya dibebani sampai 20 ton.
Kerja
yang distandarisasi akan mendorong anda mengamati : Energomis dan keselamatan
kerja, Efisiensi biaya, Mutu dan produtifitas.
Bila
orang mengetahui standarisasinya dan urutan kerja yang distandarisasi maka akan
mengahsilkan : Antusiasme karyawan meningkat, Mutu dan produktifitas akan
meningkat, Efisiensi Biaya dapat dilakukan.
Pengembangan Diri Melalui 5S/5R
Salah
satu cara yang dapat ditempuh untuk mengembangkan diri dan menambah nilai pada
diri kita sebagai manusia adalah menerapkan sistem 5S/5R.
Penjelasan
lain dari 5S/5R
1.
Seiri/Ringkas
Berarti
mengatur segala sesuatu, memilih atau memilah sesuatu dengan aturan atau
prinsip tertentu. Dapat membedakan apa yang diperlukan dan tidak diperlukan,
dapat mengambil keputusan atas suatu masalah dengan benar
·
Urgent
(mendesak)
·
Important
(penting)
·
very
important (sangat penting)
·
not
important (tidak penting)
·
dan
membuang yang tidak diperlukan.
2.
Seiton/Rapi
Menyimpan
benda pada tempatnya atau pada tatanan yang tepat sehingga bila diperlukan
dapat dipeloreh dengan cepat tanpa pencarian (timing reduce)
3.
Seiso/Resik
Membersihkan
barang-barang dari kotoran atau tempat kerja dari barang-barang yang tidak
diperlukan.
4.
Seiketsu/Rawat
Memelihara
alat-alat atau tempat kerja secara teratur, rapi dan bersih termasuk aspek
personal, limbah pabrik dsb.
5.
Shitketsu/Rajin
Kemapuan
untuk melakukan segala sesuatu yang benar sebagai suatu kebiasaan.
Hal
yang akan dicapai setelah menerapkan 5S:
1. Penciptaan tempat
kerja yang kaizen (continous improvement )
2. Barometer
manajemen (untuk mengontrol kondisi seluruh kegiatan kantor)
3. Perusahaan sebagai
alat jual (promosi bukan dengan kata-kata tapi dengan keraturan dan sikap dari
metode 5S)
4. Menggunakan
pengalamn di perusahaan untuk membersihkan batin ( dapat mengubah kebiasaan
pribadi yang kurang baik)
5. Menggugah tanggung
jawab setiap orang di tempat kerja
Siklus
PDCA atau Plan – Do – Check – Action dipopulerkan oleh W Edwards Deming (14
Oktober 1900 – 20 Desember 1993) seorang Professor, Pengarang Buku, Pengajar
dan Konsultan. Ia dianggap sebagai bapak pengendalian kualitas modern sehingga
siklus ini sering disebut juga dengan siklus Deming. Siklus PDCA atau Siklus
‘Rencanakan – Kerjakan – Cek – Tindaklanjuti adalah suatu proses pemecahan masalah
empat langkah yang umum digunakan dalam pengendalian kualitas.
Deming
yang merupakan pencetus dari siklus PDCA ini mengatakan bahwa jika organisasi
ingin menghasilkan mutu dari produk atau jasa yang akan dihasilkan, maka roda
siklus PDCA harus berputar.
Artinya, proses Plan Do Check Action harus
dijalankan. Pekerjaan harus direncanakan. Rencana yang telah dibuat harus
dijalankan. Pelaksanaan pekerjaan dimonitoring, diukur atau dinilai. Hasil
penilaian dilakukan analisis, hasil analisis digunakan untuk merencanakan
pengembangan berikutnya. Demikian seterusnya sehingga siklus PDCA berjalan dan
organisasi akan selalu mampu memenuhi standar mutu dan berkembang secara
berkelanjutan.
Siklus
PDCA
Plan
(Perencanaan)
Dalam
tahapan siklus PDCA ini tujuannya adalah untuk mengidentifikasi dan menganalisa
masalah. Tentukanlah masalahnya. Identifikasi dengan tepat. Beberapa management
tools yang bisa digunakan dalam tahap ini antara lain Drill Down, Cause &
Effect Diagrams dan The 5 Whys
Do
(Kerjakan)
Mengembangkan
dan menguji beberapa solusi yang potensial. Fase ini melibatkan beberapa
kegiatan:
1. Menghasilkan solusi yang mungkin.
2. Memilih yang terbaik dari solusi
tersebut, bisa dengan menggunakan Impact Analysis
3. Menerapkan atau menguji solusi yang
di dapat pada skala kecil atau group kecil atau pada area yang terbatas.
PENTING:
Dalam siklus PDCA, Do bukanlah menjalankan proses tetapi melakukan uji coba
atau test. Proses dijalankan pada tahap Act.
Check
(Cek)
Mengukur
tingkat efektifitas hasil uji test solusi yang dikerjakan dan menganalisa
apakah hal itu bisa diterapkan dengan cara lain. Pada tahap ini kita mengukur
seberapa efektif percobaan yang telah dilakukan pada tahap siklus PDCA
sebelumnya yaitu: Do. Selain itu, tahapan ini juga menarik pembelajaran
sebanyak mungkin sehingga nantinya bisa dihasilkan hasil yang lebih baik.
Dalam
tahapan siklus PDCA Do dan Check – dengan melihat skala dan area perbaikan yang
akan dilakukan – kita dapat mengulangi tahapan ini sebelum ke tahapan
berikutnya jika dirasa perlu. Jika hasilnya sudah memuaskan barulah kita dapat
menuju ke tahap siklus PDCA berikutnya yaitu: Act
Act
(Tindaklanjuti)
Menindaklanjuti
hasil untuk membuat perbaikan yang diperlukan. Ini berarti juga meninjau
seluruh langkah dan memodifikasi proses untuk memperbaikinya sebelum
implementasi berikutnya. Jika tahapan ini sudah selesai dan kita sudah sampai
di tahapan berikutnya yang lebih baik, kita bisa mengulang proses ini dari awal
kembali untuk mencapai tahapan yang lebih tinggi.
Siklus
PDCA memberikan kita tahapan proses pemecahan masalah yang terukur dan akurat.
Siklus PDCA ini efektif untuk:
1.
membantu penerapan Kaizen atau Proses Perbaikan Terus Menerus. Ketika siklus
PDCA ini diulangi kembali ia akan membuka kemungkinan untuk menemukan area baru
yang perlu ditingkatkan.
2.
Mengindentifikasi solusi solusi baru untuk meningkatkan proses berulang secara
signifikan.
3.
Membuka cakrawala yang lebih luas akan solusi masalah yang ada, mengujinya dan
meningkatkan hasilnya dalam proses yang terkontrol sebelum diimplementasikan
secara luas.
4.
Menghindari pemborosan sumber daya secara luas.
