Dokumen apa saja yang harus dibuat untuk menerapkan
ISO 9001:2008?
Penerapan ISO 9001:2008 membutuhkan
beberapa dokumen yang harus dibuat. Sistem dokumentasi ini diperlukan untuk menjamin
bahwa penerapan sistem
manajemen mutu berlangsung secara terarah, terkendali dan terukur.
Berikut ini adalah dokumen ISO 9001:2008
1. Manual Mutu atau Pedoman Mutu
(Quality Manual)
Manual Mutu atau Pedoman Mutu adalah
sebuah dokumen yang berisi pernyataan dan komitmen perusahaan tentang penerapan
ISO 9001:2008. Biasanya manual mutu dibuat dengan menginterpretasikan
klausul-klausul ISO 9001:2008 yang disesuaikan dengan penerapan yang
dilakukan oleh perusahaan tersebut. .Manual mutu dibuat sebagai pedoman
penerapan ISO 9001: 2008 di suatu perusahaan.
2. Struktur Organisasi dan Business
Process Mapping
Struktur organisasi menunjukkan
hierarki yang ada di suatu perusahaan secara global. Adapun business process
mapping mampu menjelaskan interaksi antar bagian yang ada di perusahaan mulai
dari pesanaan pelanggan sampai produk atau jasa diterima pelanggan. Kedua
dokumen ini nantinya akan dijadikan pedoman yang penting dalam penyusunan job
description dan juga prosedur kerja ISO 9001
3. Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu
Kebijakan mutu adalah sebuah dokumen
yang berisi pernyataan komitmen perusahaan terkait penerapan sistem manajemen
mutu di perusahaan nya. Adapun sasaran mutu adalah target-target yang hendak
dicapai oleh perusahaan. Sasaran mutu harus terarah dan terukur. Dalam
pengertian, memiliki target yang jelas (dalam bentuk angka). Misalkan:
Perolehan benefit Rp. 1 Milyar sampai akhir tahun 2010, Zero accident, maksimal
3 keluhan pelanggan per tahun, dan sebagainya.
4. Prosedur Kerja (Prosedur Mutu)
Prosedur kerja adalah dokumen yang
berisi panduan pelaksanaan suatu pekerjaan. Prosedur kerja yang baik seharusnya
memenuhi ketentuan berikut:
·
Mampu
menjelaskan tujuan pembuatan prosedur serta ruang lingkup penerapan prosedur
kerja tersebut
·
Tidak
mengandung istilah-istilah yang multitafsir. Sehingga perlu dijelaskan makna
istilah yang dimaksud.
·
Mampu
menjelaskan langkah-langkah pekerjaan dengan jelas beserta pihak-pihak yang
bertanggung jawab menjalankan pekerjaan tersebut.
·
Memastikan
bahwa semua rekaman mutu (form atau bukti lainnya) yang dibutuhkan senantiasa
diisi
Jika kita baca standar ISO 9001, maka
jelas bahwa prosedur kerja yang wajib dimiliki oleh setiap organisasi yang
ingin menerapkan ISO 9001 hanya ada enam prosedur saja, yaitu:
1. Prosedur Pengendalian Dokumen
2. Prosedur Pengendalian Rekaman Mutu
3. Prosedur Pengendalian Produk Tidak
Sesuai (Non-Conforming Product)
4. Prosedur Prosedur Internal Audit
5. Prosedur Tindakan Perbaikan
6. Prosedur Tindakan pencegahan
Adapun prosedur lain
seperti misalnya; prosedur pembelian, prosedur penerimaan order pelanggan,
prosedur produksi, dan prosedur lainnya tidak wajib dibuat selama sautu
organisasi dapat menjamin bahwa tanpa adanya prosedur, kegiatan yang ada dapat
tetap dijalankan dengan terarah dan terkontrol.
Perlu dicatat, untuk kegiatan selain
enam kegiatan di atas yang wajib dimiliki prosedurnya, ada beberapa kegiatan
yang memang tidak diwajibkan adanya prosedur kerja, namun diwajibkan adanya
rekaman mutu (baca standar ISO 9001).
5. Instruksi Kerja
Instruksi kerja ISO 9001 dibuat untuk
menjelaskan langkah-langkah kegiatan yang lebih detail daripada prosedur kerja
atau bisa jadi menjelaskan detail kegiatan untuk tiap tahapan kegiatan yang
disebutkan di prosedur kerja (prosedur mutu). Instruksi kerja hanyalah dokumen
untuk membantu memahami prosedur kerja ISO 9001 dengan baik. Tidak ada
ketentuan dari ISO 9001 untuk membuat instruksi kerja.
6. Rekaman Mutu
Rekaman mutu adalah dokumen yang dapat
menunjukkan bukti dilaksanakannya suatu pekerjaan. Rekaman mutu dapat berupa
formulir (form), foto, video, atau rekaman data computer (softcopy).
Namun lazimnya adalah berupa form. Contohnya formsuratpermohonan pembelian,
form checkseet pemeriksaan mesin, dan sebagainya.
Telah disebutkan sebelumnya bahwa ada
beberapa kegiatan yang diwajibkan memiliki rekaman mutu seperti kegiatan
seleksi dan evaluasi supplier, evaluasi kepuasan pelanggan, dan sebagainya.
Untuk lebih jelasnya silahkan baca standar ISO 9001.
http://konsultaniso.web.id/sistem-manajemen-mutu-iso-90012008
